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天天瞎忙的人,學會「整理思維」后,職場成長速度瞬間「開掛」

wrx 2022/07/05

日本作者小山龍介在《整理的藝術2:時間是整理出來的》提到: 越是把「我很忙」當口頭禪掛在嘴邊的人,其實工作能力越差。我們常常不自覺地抱怨「好忙,時間不夠用」,這種錯綜的忙碌,直接影響到工作表現:

找不到文件、做不完工作、加不完晚班、得不到成效…

快節奏、強競爭的工作容易使人陷入「瞎忙」的混亂之中。那麼如何才能擺脫「瞎忙」狀態呢?其實,秘訣在于 整理思維

什麼是整理? 整理是對「人、物、空間」三者關系的重新規劃,讓三者保持平衡狀態。整理早已不僅僅局限于物品的收納,還貫穿于工作和生活的方方面面。 在職場中,掌握整理思維的人更是擁有「開掛般」的成長速度。

1.把握辦公關鍵 確定好必需品

工作能力強的人能深入了解自己的需求,往往習慣隨時整理手邊的物品。面對辦公室堆積的大量物品,我們如果對它們束手無策,那麼將會導致所在的場所雜亂無章,極大地影響和干擾工作。

在山下英子的《斷舍離》里,結合瑜伽中的「斷行」「舍行」「離行」建立起一套整理術,見解非常獨到。工作中的你我也可以從中獲得珍貴的啟示,那就是: 斷舍離=戒掉壞習慣+舍棄不需要的東西。

也就是說,要放棄對所有物品的執念,確定好工作的必需品。

而在近藤麻理惠的《怦然心動的工作整理魔法》就針對此提出, 有三類物品是工作中應該保留的:第一類:令自己怦然心動的物品。例如最喜歡的擺件、親人的照片、緩解疲勞的綠植等。第二類:幫助自己完成工作的功能性用品。經常用到的東西,例如筆、筆記本、訂書機、文件夾等能讓日常工作更輕松的東西。第三類:是未來能讓自己開心的物品。例如,能去報銷的收據單、爭取到的簽約合同等對職業生涯有所助益的東西。

整理的智慧并非來自于「丟掉」,而是了解「留下」的意義,辦公物品在工作中發揮積極作用,有助于我們維持理想的工作狀態,提高辦公效能。

2.物品經過整理 工作才會輕松

必需品如果混雜在眾多雜物中,不僅會讓辦公桌凌亂不堪,更會打亂工作進度,讓工作速度變慢。芝加哥西北鐵路公司前總裁羅蘭·威廉姆斯曾強調:「一個桌上堆滿很多文件的人,若能把他的桌子清理開來,留下手邊待處理的,就會發現他的工作更容易,也更實在,這是提高效率的第一步。」

整潔的辦公空間能提高別人對我們個性和能力的評價。我們不妨從辦公桌面整理開始,確定好物品的具體擺放位置。在此之前,先回想一下自己的日常工作,考慮不同物品的使用頻率。將使用頻率高的物品擺放在辦公桌上的「C位」,以方便我們工作時能隨時拿取,然后固定物品位置,用完后及時物歸原位。

同時養成定期或者不定期地整理我們工作區域的習慣,如果有用不到的物品,要及時處理,保證這個區域的專注度。 經過這樣下意識地整理,我們工作的心情能變得更加愉悅,而且在尋找物品上無須浪費時間,工作進程更加順暢,工作效率也能得到提升。

3.優化工作動線 高效完成任務

領導要求你現在準備一場會議,你的路徑應該是怎樣的?是先確定這場會議時間地點?是先聯系各個部門人員參會?是先準備會議所需資料物品?……

蕭伯納曾經說過:「世界上只有兩種物質:高效率和低效率;世界上只有兩種人:高效率的人和低效率的人。」

如何優化流程和減少不必要的節點,更高效輕松地完成工作?

像家居整理收納一樣,我們也可以歸納和優化自己的「工作動線」。動線是人在空間內完成特定動作需要經過的路徑,合理的動線能有效節省時間和提高效率。

如日本松下企業運用「5S「管理,通過規范現場、規范物品,營造一目了然的工作空間,培養員工良好的工作習慣,既提升了員工素養,又為企業贏得更高效益,備受推崇。

對于工作,我們優化動線的核心關鍵是: 縮短路線、避免重復。

首先,梳理工作內容及流程。通過對自己工作事項和業務有全局性的了解,評估出哪些工作需要在什麼節點完成,完成這些工作需要什麼人員配合、需要經過哪些空間等,讓工作流程得到精簡和優化。

其次,判斷事項優先 級。比如我們可以把近期要完成的事項分為很緊急、緊急、一般等,給予一個優先級程度的分類,對整體資源有合理評估和分配,著手去實現時就不會進行重復性勞動,忙不到重點上。

最后,工作流程規范化。雖然流程執行效率優先,但事項多到一定規模后,規范的重要性也不可忽視。對于例行的、常規性的工作,我們可以將其標準化,把處理這類事情的過往經驗總結歸納,這樣下次再做類似或相同的事情就可以直接執行。

總而言之,與其蜻蜓點水地瞎忙,不如先訓練自己的整理思維: 整理和確定辦公必需品,從物品源頭著手,對物品進行取舍,維持良好的工作狀態; 清楚辦公物品等所在位置,精準快速地找到東西,順利推進工作進程; 歸納優化自己的工作動線,在所處的職場環境中擁有清晰的工作思路,高效完成任務。 只有我們養成整理的習慣,轉變思維,調整思考方式和行為,才能化被動為主動,在職場上發光發熱。


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