日本作者小山龍介在《整理的藝術2：時間是整理出來的》提到： 越是把「我很忙」當口頭禪掛在嘴邊的人，其實工作能力越差。我們常常不自覺地抱怨「好忙，時間不夠用」，這種錯綜的忙碌，直接影響到工作表現：
找不到文件、做不完工作、加不完晚班、得不到成效…
快節奏、強競爭的工作容易使人陷入「瞎忙」的混亂之中。那麼如何才能擺脫「瞎忙」狀態呢？其實，秘訣在于 整理思維。
什麼是整理？ 整理是對「人、物、空間」三者關系的重新規劃，讓三者保持平衡狀態。整理早已不僅僅局限于物品的收納，還貫穿于工作和生活的方方面面。 在職場中，掌握整理思維的人更是擁有「開掛般」的成長速度。
1.把握辦公關鍵確定好必需品
工作能力強的人能深入了解自己的需求，往往習慣隨時整理手邊的物品。面對辦公室堆積的大量物品，我們如果對它們束手無策，那麼將會導致所在的場所雜亂無章，極大地影響和干擾工作。
在山下英子的《斷舍離》里，結合瑜伽中的「斷行」「舍行」「離行」建立起一套整理術，見解非常獨到。工作中的你我也可以從中獲得珍貴的啟示，那就是： 斷舍離=戒掉壞習慣+舍棄不需要的東西。
也就是說，要放棄對所有物品的執念，確定好工作的必需品。
而在近藤麻理惠的《怦然心動的工作整理魔法》就針對此提出， 有三類物品是工作中應該保留的：第一類：令自己怦然心動的物品。例如最喜歡的擺件、親人的照片、緩解疲勞的綠植等。第二類：幫助自己完成工作的功能性用品。經常用到的東西，例如筆、筆記本、訂書機、文件夾等能讓日常工作更輕松的東西。第三類：是未來能讓自己開心的物品。例如，能去報銷的收據單、爭取到的簽約合同等對職業生涯有所助益的東西。
整理的智慧并非來自于「丟掉」，而是了解「留下」的意義，辦公物品在工作中發揮積極作用，有助于我們維持理想的工作狀態，提高辦公效能。
2.物品經過整理工作才會輕松
必需品如果混雜在眾多雜物中，不僅會讓辦公桌凌亂不堪，更會打亂工作進度，讓工作速度變慢。芝加哥西北鐵路公司前總裁羅蘭·威廉姆斯曾強調：「一個桌上堆滿很多文件的人，若能把他的桌子清理開來，留下手邊待處理的，就會發現他的工作更容易，也更實在，這是提高效率的第一步。」
整潔的辦公空間能提高別人對我們個性和能力的評價。我們不妨從辦公桌面整理開始，確定好物品的具體擺放位置。在此之前，先回想一下自己的日常工作，考慮不同物品的使用頻率。將使用頻率高的物品擺放在辦公桌上的「C位」，以方便我們工作時能隨時拿取，然后固定物品位置，用完后及時物歸原位。
同時養成定期或者不定期地整理我們工作區域的習慣，如果有用不到的物品，要及時處理，保證這個區域的專注度。 經過這樣下意識地整理，我們工作的心情能變得更加愉悅，而且在尋找物品上無須浪費時間，工作進程更加順暢，工作效率也能得到提升。
3.優化工作動線高效完成任務
領導要求你現在準備一場會議，你的路徑應該是怎樣的？是先確定這場會議時間地點？是先聯系各個部門人員參會？是先準備會議所需資料物品？……
蕭伯納曾經說過：「世界上只有兩種物質：高效率和低效率；世界上只有兩種人：高效率的人和低效率的人。」
如何優化流程和減少不必要的節點，更高效輕松地完成工作？
像家居整理收納一樣，我們也可以歸納和優化自己的「工作動線」。動線是人在空間內完成特定動作需要經過的路徑，合理的動線能有效節省時間和提高效率。
如日本松下企業運用「5S「管理，通過規范現場、規范物品，營造一目了然的工作空間，培養員工良好的工作習慣，既提升了員工素養，又為企業贏得更高效益，備受推崇。
對于工作，我們優化動線的核心關鍵是： 縮短路線、避免重復。
首先，梳理工作內容及流程。通過對自己工作事項和業務有全局性的了解，評估出哪些工作需要在什麼節點完成，完成這些工作需要什麼人員配合、需要經過哪些空間等，讓工作流程得到精簡和優化。
其次，判斷事項優先級。比如我們可以把近期要完成的事項分為很緊急、緊急、一般等，給予一個優先級程度的分類，對整體資源有合理評估和分配，著手去實現時就不會進行重復性勞動，忙不到重點上。
最后，工作流程規范化。雖然流程執行效率優先，但事項多到一定規模后，規范的重要性也不可忽視。對于例行的、常規性的工作，我們可以將其標準化，把處理這類事情的過往經驗總結歸納，這樣下次再做類似或相同的事情就可以直接執行。
總而言之，與其蜻蜓點水地瞎忙，不如先訓練自己的整理思維： 整理和確定辦公必需品，從物品源頭著手，對物品進行取舍，維持良好的工作狀態； 清楚辦公物品等所在位置，精準快速地找到東西，順利推進工作進程； 歸納優化自己的工作動線，在所處的職場環境中擁有清晰的工作思路，高效完成任務。 只有我們養成整理的習慣，轉變思維，調整思考方式和行為，才能化被動為主動，在職場上發光發熱。
